Klauzula informacyjna RODO

Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest Integra Medical Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. ks. Stanisława Truszkowskiego 52, 31-352 Kraków, Polska, KRS 0001077387, NIP 6772408253, REGON 365518151, kapitał zakładowy 101 000,00 zł.

W sprawach dotyczących danych możesz skontaktować się:

• e-mailem: biuro@integramedical.eu;
• telefonicznie: +48 690 043 799;
• listownie na adres siedziby.

To jest skrócona klauzula informacyjna. Pełne zasady znajdują się w Polityce prywatności.

Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu. Możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię i nazwisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu;
• dane firmy oraz informacje potrzebne do przygotowania oferty lub realizacji współpracy;
• treść zapytania i informacje podane w formularzu;
• dane potrzebne do obsługi serwisu urządzenia, dostawy, rozliczenia lub zwrotu;
• link do CV i dane związane z rekrutacją;
• adres strony, z której wysłano formularz, oraz - po uzyskaniu zgody - parametry kampanii utm_*;
• dane techniczne, np. adres IP, czas żądania, adres URL, typ urządzenia, system operacyjny i przeglądarkę;
• po zgodzie na analitykę - dane o odwiedzonych stronach, źródle odesłania, przybliżonej lokalizacji oraz rodzaju urządzenia i oprogramowania.

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie oraz automatycznie z przeglądarki i infrastruktury sieciowej. Jeżeli kontaktujesz się jako przedstawiciel firmy, możemy otrzymać podstawowe dane służbowe także od Twojego pracodawcy, kontrahenta lub z publicznego źródła.

Formularze nie służą do przekazywania danych pacjentów, danych o zdrowiu ani informacji o wyrokach lub naruszeniach prawa. Nie wpisuj takich informacji. Jeżeli ich przekazanie jest rzeczywiście konieczne, najpierw uzgodnij z Integra Medical bezpieczny kanał i właściwą podstawę prawną.

Po co i na jakiej podstawie używamy danych

Działanie i bezpieczeństwo Serwisu

Przetwarzamy dane techniczne, aby wyświetlić Serwis, utrzymać jego bezpieczeństwo, diagnozować błędy i przeciwdziałać nadużyciom. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Kontakt, oferta i współpraca

Odpowiadamy na zapytania, przygotowujemy oferty i podejmujemy działania przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli działasz jako przedstawiciel firmy, podstawą jest również nasz uzasadniony interes w prowadzeniu komunikacji biznesowej - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Umowy, zamówienia, serwis, gwarancje, dostawy i rozliczenia obsługujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Rekrutacja

Dane wymagane przez art. 22¹ Kodeksu pracy przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dodatkowe dane podane z własnej inicjatywy - na podstawie zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane szczególnych kategorii przetwarzamy tylko wtedy, gdy spełniony jest dodatkowy warunek z art. 9 ust. 2 RODO.

W przypadku rekrutacji do współpracy cywilnoprawnej podstawą działań przed zawarciem umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Vercel Web Analytics

Po uzyskaniu zgody mierzymy popularność stron i ogólny sposób korzystania z Serwisu za pomocą Vercel Web Analytics. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej.

Vercel Web Analytics nie korzysta z cookies ani - zgodnie z mechanizmem opisanym przez Vercel - z trwałego identyfikatora zapisywanego w przeglądarce. Vercel tworzy hash z przychodzącego żądania. Hash jest resetowany każdego dnia, a sesja jest odrzucana po 24 godzinach, dlatego nie służy do rozpoznawania użytkownika pomiędzy różnymi dniami lub serwisami.

Do analityki mogą trafić: czas wizyty, adres i trasa strony, źródło odesłania, przybliżona lokalizacja, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka i wersja skryptu. Przed wysłaniem pomiaru usuwamy z adresu cały ciąg zapytania (query string) i fragment po znaku #. Nie przekazujemy do analityki treści formularzy ani danych bezpośrednio identyfikujących, takich jak imię i nazwisko, e-mail, telefon, NIP, adres, dane rekrutacyjne czy numer seryjny urządzenia.

Kampanie i treści zewnętrzne

Po zgodzie możemy zapamiętać parametry kampanii utm_*, aby ustalić źródło wysłanego zapytania. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej.

Treści Facebooka lub LinkedIna wczytujemy dopiero po odrębnej zgodzie na treści zewnętrzne, na tej samej podstawie. Bez zgody użytkownik nadal może korzystać z pozostałej części Serwisu.

Marketing i obowiązki prawne

Marketing przez e-mail, telefon, SMS lub inny kanał elektroniczny prowadzimy po uzyskaniu właściwej zgody dla danego kanału - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Samo wysłanie zwykłego zapytania nie jest zgodą na marketing.

Dane przetwarzamy także w celu wykonania obowiązków prawnych i prawnie wiążących żądań - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO - oraz wykazania zgodności i obrony przed roszczeniami - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do wysłania i obsłużenia formularza. Bez nich możemy nie odpowiedzieć, nie przygotować oferty, nie przyjąć sprawy serwisowej lub nie rozpatrzyć aplikacji.

Zgoda na analitykę, pomiar kampanii, marketing, treści społecznościowe lub przyszłe rekrutacje nie jest warunkiem obsługi podstawowego zapytania. Zgodę można w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Komu możemy przekazać dane

Dostęp do danych mogą otrzymać upoważnieni pracownicy i współpracownicy Integra Medical oraz podmioty świadczące na naszą rzecz usługi hostingu, infrastruktury, poczty i wysyłki e-mail, narzędzi biurowych, IT, księgowości, logistyki i pomocy prawnej.

Do głównych dostawców technicznych należą:

• Vercel Inc. - hosting, infrastruktura oraz, po zgodzie, Vercel Web Analytics;
• Plus Five Five, Inc., działająca jako Resend - wysyłka wiadomości e-mail;
• Google - wybrane Arkusze Google i Google Apps Script.

Po zgodzie na osadzoną treść dane techniczne może otrzymać Meta lub LinkedIn. Przy gromadzeniu i przekazaniu danych przez osadzenie może wystąpić współadministracja, natomiast dla dalszych własnych celów platformy działają jako odrębni administratorzy.

Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Przed takim transferem weryfikujemy odpowiednią podstawę: decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony - w tym aktualną certyfikację odbiorcy w ramach Data Privacy Framework - albo standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją (UE) 2021/914, wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne.

Jak długo przechowujemy dane

• Logi i dane techniczne: co do zasady do 30 dni. Przejściowy limit wysyłania formularzy działa zasadniczo w oknie jednej godziny.
• Zapytania bez zawarcia umowy: co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu.
• Umowy, zamówienia, serwis i rozliczenia: przez czas realizacji, a następnie do upływu właściwego terminu roszczeń - zwykle 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą lub 6 lat w pozostałych przypadkach. Dokumenty podatkowe i księgowe przechowujemy zwykle przez 5 lat od końca właściwego roku.
• Rekrutacja: do zakończenia procesu i maksymalnie 3 miesiące po jego zakończeniu. Do przyszłych rekrutacji - tylko na podstawie odrębnej zgody, maksymalnie przez 12 miesięcy.
• Vercel Web Analytics: hash odwiedzającego jest resetowany każdego dnia, a sesja odrzucana po 24 godzinach. Dane raportowe są dostępne zgodnie z aktywnym planem Vercel: obecnie 1 miesiąc w planie Hobby, 12 miesięcy w planie Pro oraz 24 miesiące w planie Pro z Web Analytics Plus i planie Enterprise. Vercel informuje, że może przechowywać dane dłużej niż gwarantowane okno raportowe, m.in. na potrzeby późniejszej zmiany planu.
• Dowód zgody: ograniczone informacje o udzieleniu lub wycofaniu zgody możemy zachować co do zasady do 3 lat, aby wykazać zgodność i bronić się przed roszczeniami.
• Sprzeciw marketingowy: minimalną informację przechowujemy tak długo, jak prowadzimy dany marketing, aby nie skontaktować się ponownie wbrew decyzji osoby.

Szczegóły dotyczące pamięci przeglądarki zawiera Polityka cookies.

Jakie masz prawa

Na warunkach określonych w RODO masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można złożyć w każdym czasie i jest on bezwarunkowy.

Żądanie wyślij na biuro@integramedical.eu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualną instrukcję publikuje UODO.

Czy podejmujemy decyzje automatycznie

Nie podejmujemy wobec użytkowników Serwisu decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Nie prowadzimy własnego profilowania reklamowego. Informacje podane w formularzu mogą jedynie pomóc pracownikowi skierować sprawę do właściwej osoby lub ustalić kolejność obsługi.